Die schnelle und sichere Verarbeitung, Zuordnung und Ablage von Dokumenten stellt eine Basisanforderung der effektiven Anwaltskanzlei dar. Durch den elektronischen Akt entwickelte sich die Aktenverwaltung zur Schaltzentrale für alle Informationen und für die Aktenevidenz. Nicht zuletzt aufgrund der verpflichtenden elektronischen Ablage von Urkunden ins Urkundenarchiv Archivium ist das Einscannen von Dokumenten zu einem wichtigen Thema geworden.
Aber wie gelangen Ihre Dokumente rasch & schnell an die richtige Stelle?

• Wird jedes Blatt einzeln gescannt, beschlagwortet und manuell über den Sachbearbeiter-PC dorthin verschoben wo es hingehört?
• Wie oft werden die Dokumente dabei in die Hand genommen?
• Welche Kosten und welcher Zeitaufwand entstehen dadurch? Was bedeutet das für den Klienten?

Genau diese Fragen stellten sich die Ricoh Austria GmbH, führender Anbieter von Multifunktionsgeräten und Lösungen rund ums Dokument und ACP Business Solutions mit der innovativen Rechtsanwaltssoftware jurXpert und entwickelten gemeinsam eine Lösung zur Optimierung dieser Prozesse, welche auf der Fachsoftware der ACP und einem Ricoh Multifunktionsgerät basiert.
Der Einsatz dieser Lösung und damit die Realisierung bzw. Optimierung des elektronischen Aktes bedeutet: sofortige Auskunftsbereitschaft ohne langwierige Aktensuche. Alle Akten sind jederzeit am Bildschirm einsehbar!

Die Optimierung ist vielseitig:
Ganze Stapel von Dokumenten können gescannt werden und schon vor dem Scanvorgang kann direkt am Touchscreen des Ricoh Multifunktionsgerätes die Zuordnung zu Akt und/oder Person sowie Dokumentkategorisierung vorgenommen werden. Die so gesammelten, vollindizierten Informationen und der Dateiname werden in die entsprechende Verzeichnisstruktur übertragen und die Informationen der Datenbank hinzugefügt. Auf diese Weise kann der gesamte Workflow vom Papier bis zum elektronischen archivierten Dokument in jurXpert direkt am Ricoh Multifunktionsgerät durchgeführt werden.

Optional kann bei Urkunden zusätzlich die Urkunderarchivleistung erfasst und über das jurXpert Schnittstellenmodul die Urkunde und die Parteien ins Archivium übergeben werden, wodurch für den webERV dann automatisch die Urkundenummer zurückgeliefert wird.

Als erste Installation in Österreich entschied sich die Anwaltskanzlei Topic & Sengmüller, Salzburg, mit Mandantschaft von Privat über KMU bis zu Kreditinstituten für den Einsatz der Lösung:

Anwalt Aktuell: Was waren die ausschlaggebenden Gründe für den Einsatz der Scan2jurXpert-Lösung?

RA Dr. Topic: Durch die Verbesserung der Arbeitsabläufe sind deutlich weniger Arbeitsschritte für die Erfassung geschäftskritischer Informationen in der Fachanwendung notwendig.

Anwalt Aktuell: Welche Vorteile erwarten Sie durch diese Lösung?

RA Mag. Sengmüller: Die wohl wichtigsten Vorteile liegen in der raschen Dokumentverarbeitung und in der raschen Zugriffsmöglichkeit auf Dokumente, also subsummiert in der Zeitersparnis und den verkürzten Durchlaufzeiten.

Anwalt Aktuell: Wo liegt der Nutzen für Ihre Klienten?

RA Dr. Topic: Hauptsächlich darin, dass wir mit Scan2jurXpert schneller arbeiten können und wir somit eine schnellere Auskunftsmöglichkeit bieten. Es erfüllt unseren Anspruch der Nähe zur Mandantschaft.

Anwalt Aktuell: Und wie hat sich die Lösung in den ersten Monaten bewährt?

RA Mag. Sengmüller: Nach längerer Testphase gingen wir vor ca. 3 Monaten in Vollbetrieb. In der Zwischenzeit ist diese Lösung als Bestandteil unserer Prozesse nicht mehr wegzudenken.
Der Aufwand unserer Mitarbeiter hat sich deutlich reduziert.

Anwalt Aktuell: Wir danken Herrn Dr. Nikolaus Topic-Matutin und Frau Mag. Veronika Sengmüller für das Interview.