Personen

NotarXPERT bleibt immer in Kontakt

Viel mehr als eine reine Stammdatenverwaltung

Die Personenverwaltung ist das Herz jeder Kanzlei. Bislang scheitern viele Lösungen an der konsequenten und einfachen Erfassung in einer zentralen Datenbank. Oft sind Personendaten auf verschiedene Datenbanken in der Kanzlei verteilt, sodass Mehrfacheingaben und der laufend notwendige Abgleich dieser Datenbanken die Kanzlei unnötig belasten. notarXPERT hingegen dient als zentrale Datenbank, die z.B. mit Outlook® in Echtzeit abgeglichen werden kann. Auch andere Datenbanken können mittels Import/Export eingebunden werden. So können alle vorhandenen Kontakte in vielfältige Einsatzbereichen – wie Telefonie, Mail und Faxerstellung, Marketingaktivitäten und Statistiken – intuitiv genutzt werden.

notarXPERT unterstützt auch bei der laufenden neuen Datenanlage bzw. -aktualisierung. Zum Beispiel durch den Import von Personen aus dem Grund- und Firmenbuch, dem ZMR-Register, aus Herold.at® und beliebiger Daten aus der Zwischenablage. Diese Daten können in Vorlagen, aber auch in bestehenden Verträgen verwendet werden. Die automatische Personenanlage aus unterschiedlichen Datenquellen reduziert den Eingabeaufwand für Personen drastisch und erhöht durch Vermeidung von Tippfehlern maßgeblich die Qualität.

Personendaten

Natürlichen Personen können neben den Ausweisdaten auch weitere Personen in der Rubrik Familienstand zugeordnet werden. Allen Personen können mehrere Dokumente – wie eingescannte Ausweisdokumente oder z.B. der aktuelle Firmenbuchauszug – automatisch zugeordnet werden. Diese Zuordnungen bilden mit den Stammdaten die Basis jeder Beglaubigung und der Notariatsakte.

Auch eine direkte Zuordnung von Ansprechpartnern, Beteiligten und Firmenstrukturen ist möglich. Das integrierte, laufend aktualisierte Anwalts-, Notariats- und Gerichtsverzeichnis lässt sich jederzeit mit den Stammdaten abgleichen – und ist daher immer auf dem aktuellen Stand. Dabei kann auf Anlagen aus Herold.at®, Daten aus der Zwischenablage (Outlooksignatur), Firmenbuch und Grundbuch sowie ZMR-Register zurückgegriffen werden. Die Daten von Liegenschaften mit Eigentümerstrukturen und Buchberechtigten können auf direktem Weg als solide Grundlage für Verträge und als Basis für das webERV-Grundbuch verwendet werden.

Vielfältige Anwendungen

Daten können problemlos in Word-Dokumente übernommen werden, wobei unterschiedliche Schreibformen für natürliche und juristische Personen vorgegeben und auch in bereits bestehenden Verträgen eingesetzt werden können. Die Synchronisation mit Microsoft Outlook® ist in Echtzeit möglich (Zusatzmodul OutlookSync & Telefonie).

Pro Mitarbeiter kann definiert werden, welche Personen abgeglichen werden sollen – dies ermöglicht einen optimalen Einsatz der Daten am Handy oder PDA. Die Abgleichsmöglichkeit mit der Ediktsdatei markiert automatisch insolvente Personen und betroffene Akten (Zusatzmodul Schnittstellenmodul). Die CRM-Funktionalität kann über frei definierte Felder in beliebigen Strukturen auch bei der Personensuche verwendet werden (Zusatzmodule Vertragsmodul und Statistik Pro).