Nie wieder den Überblick verlieren!
Dokumente bereits im Basisumfang übersichtlich verwalten
Als leistungsfähiges Dokumentenmanagementsystem, das speziell an die Bedürfnisse von Rechtsanwälten angepasst wurde, kann das jurXPERT Dokumentenmanagement-System sämtliche Dateien – Microsoft Word®-Dokumente, digitale Fotos (z.B. Beweisfotos, Unfallfotos), Emails, PDF-Dokumente, Excel®-Tabellen, Audiodateien (z.B. Telefongespräche, Konferenzen, Diktate) oder andere – direkt im Akt speichern. Das lästige Suchen nach Dokumenten gehört somit der Vergangenheit an!
Durch das Spiegeln von Windows®-Ordnern und dem Abspeichern von Dokumenten mit „sprechenden” Namen können Sie auch auf Akt-Dokumente zugreifen, ohne jurXPERT zu öffnen. Somit kann es Ihnen nicht wie anderen Anwaltskollegen passieren, dass Sie versehentlich das falsche Dokument versenden, weil es mit einem wenig aussagekräftigen Dateinamen (z.B. einer fortlaufenden Nummer) gespeichert wurde. Die Kanzlei kann in vielen Bereichen die Dokument- bzw. Ordnerstruktur speziell konfigurieren – und gewährleistet damit eine einheitliche Struktur innerhalb des Unternehmens.
Das Dokumentenmanagement
Pro Akt legt das Programm einen eigenen Dokumentenordner an, der fortan als Speicherort für sämtliche Dateien dieses Aktes dient. jurXXPERT orientiert sich hinsichtlich Bedienbarkeit und Funktionalität am Windows Explorer® und am Betriebssystem. Sprich: sämtliche Programme, die im Windows®-Kontextmenü zur Verfügung stehen (z. B. WinZip®, WinRar®, Deltaview®, Antivirusprogramme, etc.) können direkt über jurXPERT angesprochen werden.
Das Dokumentenarchiv eines Aktes ist auch außerhalb von jurXPERT aufrufbar. Dokumente können von dort anhand des Dateinamens gut erkannt und leicht geöffnet werden. jurXPERT unterstützt das so genannte Drag and Drop: Dokumente können mit der Maus leicht von einem in einen anderen Akt oder von außen in einen bestehenden Akt kopiert oder verschoben werden. Beim Abspeichern von Dokumenten besteht die Möglichkeit, selbstdefinierte Namensvorgaben und Unterordner anzulegen, um Dokumente in einer gewohnten Ordner- und Dateistruktur darstellen zu können. Das Arbeiten mit Dokumentarten optimiert zusätzlich den Erstellungsprozess.
PDF-Integration
Das Windows-Kontextmenü wird zusätzlich mit weiteren Funktionen erweitert: Zum Beispiel mit dem Vergleich von Dokumenten, der Versendung per Mail an Aktpersonen oder einer Konvertierungsmöglichkeit in PDF-Dateien (zusätzlich Workflow-Modul und PDF-Schnittstelle notwendig).
Aus jeder Leistung heraus lassen sich Word-Dokumente erstellen, wobei auch mehrere Vorlagen zugeordnet werden können. Standardmäßig wird eine umfangreiche Vorlagensammlung angeboten. Diese Sammlung lässt sich individuell erweitern, wobei bestehende Vorlagen editiert werden können. Dokumente können auch nachträglich mit Leistungen verbunden werden. Unterstützt wird auch die Dokumentversionierung, wodurch Änderungen leichter nachzuvollziehen sind. Durch die Vollintegration von Microsoft Produkten (Word®, Excel®, Internet-Explorer®-Seite) lassen sich auch Dokumente, die außerhalb von jurXPERT erstellt werden, in eine PDF Datei konvertieren. Die jurXPERT-Lizenz kann auch durch andere Zusatzprogramme (jurXPERT Volltextsuche als integriertes Dokumentenmanagement oder Fremdsoftware, wie Hummingbird®, Windream®, Alfresco® etc.) erweitert werden.
