Administration

Alle Dokumente auf einen Klick

DOKUMENTE ÜBERSICHTLICH VERWALTEN

Als leistungsfähiges Dokumentenmanagementsystem, das speziell an die Bedürfnisse von Rechtsanwälten angepasst wurde, kann das jurXPERT Dokumentenmanagementsystem sämtliche Dateien – Microsoft Word®-Dokumente, digitale Fotos (z.B. Beweisfotos, Unfallfotos), Emails, PDF-Dokumente, Excel®-Tabellen, Audiodateien (z. B. Telefongespräche, Konferenzen, Diktate) oder andere – direkt im Akt speichern. Das lästige Suchen nach Dokumenten gehört somit der Vergangenheit an! Durch das Spiegeln von Windows®-Ordnern und dem automatisierten Abspeichern von Dokumenten mit „sprechenden“ Namen können Sie auch auf Akt-Dokumente zugreifen, ohne jurXPERT zu öffnen. Das Dokumentenarchiv eines Aktes ist dadurch auch problemlos außerhalb von jurXPERT aufrufbar. Dokumente können von dort anhand „sprechender“ Dateinamen gesucht, erkannt und leicht geöffnet werden. Die Kanzlei kann in vielen Bereichen die Dokument- bzw. Ordnerstruktur speziell konfigurieren und gewährleistet damit eine einheitliche Struktur innerhalb des Unternehmens. Bei jurXPERT stehen Dokumente in der gleichen Struktur wie im Microsoft Explorer® zur Verfügung.

DAS DOKUMENTENMANAGEMENT

Pro Akt legt das Programm einen eigenen Dokumentenordner an, der fortan als Speicherort für sämtliche Dateien dieses Aktes dient. jurXPERT unterstützt intuitives „Drag and Drop“: Dokumente können mit der Maus leicht von einem in einen anderen Akt oder von außen in einen bestehenden Akt kopiert oder verschoben werden. Beim Abspeichern von Dokumenten besteht die Möglichkeit selbstdefinierte Namensvorgaben und Unterordner anzulegen, um Dokumente in einer gewohnten Ordner- und Dateistruktur ablegen zu können. Das Arbeiten mit Dokumentarten optimiert zusätzlich den Erstellungsprozess.

PDF-INTEGRATION

Das Windows-Kontextmenü wird von jurXPERT um zusätzliche Funktionen erweitert: Zum Beispiel mit dem Vergleich von Dokumenten, der Versendung per Mail an Aktpersonen oder einer Konvertierungsmöglichkeit in PDF Dateien (zusätzlich Workflowmodul und PDF-Schnittstelle notwendig). Aus jeder Leistung heraus lassen sich Word-Dokumente erstellen, wobei auch mehrere Vorlagen pro Leistung zugeordnet werden können. Standardmäßig wird eine umfangreiche Vorlagenmuster-Sammlung angeboten. Diese Mustersammlung lässt sich individuell erweitern und überarbeiten, wobei auch bestehende Vorlagen editiert werden können. Dokumente können auch nachträglich mit Leistungen verbunden werden. Auch die Versionierung von Dokumenten wird unterstützt.

Wem die Stunde schlägt

DER JURXPERT KALENDER

Mit dem jurXPERT Kalender steht Kanzleien eine zentrale Terminübersicht zur Verfügung, auf die alle Mitarbeiter Zugriff haben. Angelehnt an den Microsoft-Outlook®- Kalender, bietet dieser gewohnte Funktionen, aber auch erweiterte Möglichkeiten. Jedem Termin lässt sich der jeweilige Akt mit Aktdaten (Aktenzahl, Aktschreibung, Mandant etc.) – aber auch beliebige Personen, Dokumente etc. – zuordnen. Zu jedem Termin lässt sich eine individuelle Erinnerung aktivieren. Wiederholungstermine, Warnungen bei Terminkollisionen usw. machen den jurXPERT-Kalender zu einer verlässlichen und multifunktionalen Arbeitshilfe. Jeder Mitarbeiter kann die gewünschte Standardansicht (Tages-, Wochen- oder Monatsüberblick) bzw. die angezeigten Intervallgrößen (Minuten, 10 Minuten, Viertelstunde etc.) individuell festlegen.

Da Termine gleichzeitig auch im allgemeinen Kanzleikalender gespeichert werden können, hat jeder User sowohl seine persönlichen Termine, als auch die Termine der Kollegen jederzeit abrufbereit. Neben klassischen Kalendereinträgen lassen sich in jurXPERT auch Fristen und Aufgaben ablegen. Für Aufgaben, wie z.B. Rückrufe, steht eine eigene Aufgabenliste zur Verfügung, die übersichtlich alle offenen und fälligen Aufgaben anzeigt. Kalendereinträge mit Aktbezug werden auch im betreffenden Akt angezeigt. Jeder Eintrag kann darüber hinaus mit einer eigenen Prioritäts- und Statusstufe versehen werden. Nach der Erledigung können Termine über das jurXPERT Workflowmodul automatisch in Leistungen übergeführt werden. Detailinformationen zu den Terminen werden dabei als „Leistungsnotizen“ abgespeichert.

DIE JURXPERT FRISTENLISTE

In der “Fristenliste” erstellt jurXPERT eine Auflistung aller Kalendereinträge in tabellarischer Form. Diese (druckbare) Übersicht ermöglicht jedem Mitarbeiter einen schnellen Überblick über Termine, Fristen und Aufgaben, ohne zuvor die entsprechenden Akte öffnen zu müssen. Und zwar für einzelne Mitarbeiter, Mitarbeitergruppen aber auch gleich für die ganze Kanzlei!

Das XPERT Taschenmesser

KLEINE HELFERLEIN FÜR DEN ARBEITSALLTAG

Die Qualität einer modernen Anwaltssoftware bemisst sich nicht nur an den Funktionen zur Akten- und Personenverwaltung, sondern auch an den übrigen Hilfsmitteln, die standardmäßig zur Verfügung gestellt werden. Mit jurXPERT erhalten Sie eine Lösung, die bereits im Basisumfang keine Wünsche hinsichtlich Komfort offenlässt und Sie mit leistungsfähigen Werkzeugen im Alltag unterstützt.

Zins-, Kosten- und Ratenrechner sind kleine Werkzeuge, die schnell ohne komplexes Anlegen eines Aktes schon beim Erstberatungsgespräch die notwendigen Infos über zu erwartende Kosten, Zinsen etc. geben. Wenn ein Kunde anruft, kann der jurXPERT Support mit dem integrierten Teamviewer® einfach einen Blick auf das Problem werfen und dieses schnell lösen, ohne dass lange Erklärungen abgegeben werden müssen.

So erhalten Sie kundennahe und rasche Hilfe auf Ihre Anfragen und können sich sofort wieder auf Ihre Arbeit konzentrieren. Das ist zeitsparend und effizient! Sie suchen die Telefonnummer des Ansprechpartners eines Mandanten? Kein Problem! Geben Sie im jurXPERT Kommunikationsmanager den Namen der Firma ein und Sie erhalten alle Ansprechpartner und alle dazugehörigen Akten!

DIE JURXPERT TOOLS

Bereits in der Basisversion bietet jurXPERT eine große Zahl an Hilfsmitteln, die die tägliche Arbeit einer Anwaltskanzlei entscheidend unterstützt. Der Zinsrechner, ansonsten in der Forderungsverwaltung integriert, kalkuliert sowohl die Zinsbeträge, als auch Fristen, zu denen ein bestimmter Zielbetrag erreicht wird.

Mit dem Tarifrechner können Sie schon im Rahmen eines Erstberatungsgesprächs die vermutlichen Kosten für diverse anwaltliche Leistungen berechnen. Auch mit einem Ratenrechner und einem Tool, welches Ratenzahlungsausfälle prüft, steht Ihnen jurXPERT mit benutzerfreundlichen Werkzeugen hilfreich zur Seite. Der mitgelieferte Pfändungsrechner erlaubt mit wenigen Mausklicks den potentiellen Pfändungsrahmen invididuell zu ermitteln. Die Basistools lassen sich mit dem Indexrechner erweitern (Zusatzmodul Indexverwaltung): Dieses Hilfsmittel berechnet die Änderung eines Betrags anhand von zwölf gespeicherten Indizes und kann um beliebig viele Indizes erweitert werden.

CLEVERE UNTERSTÜTZUNG

Zu den Basisfunktionen gehört auch der Teamviewer. Hierbei handelt es sich um ein Support-Tool, das es nach Ihrer Erlaubnis einem jurXPERT-Support-Mitarbeiter ermöglicht, bei Fragen direkt per Remote-Access auf Ihren Computer zugreifen und Sie so persönlich zu unterstützen, als ob er vor Ort wäre. Pro User lässt sich ein Benutzerordner definieren, der ständig zur Verfügung steht, wenn ein Dokument nicht in Akten abgespeichert werden soll. Integriert ist auch ein ständig aktualisiertes Anwalts-, Notariats- und Gerichtsverzeichnis, wobei die Einträge aus den jeweiligen Verzeichnissen auch in die Datenbank der Kanzlei übertragen werden können. Ein Abgleich des Anwaltsverzeichnisses mit den Kontaktdaten ist jederzeit möglich.

Der jurXPERT Kommunikationsmanager ist ein leistungsstarkes Tool mit vielen Möglichkeiten: Er bietet nicht nur den Zugriff auf Kontaktdaten, sondern auch eine einfache Aktsuche und die Möglichkeit, Rückrufnotizen für User zu erfassen. Telefonate lassen sich als Leistungen inklusive Tarif- und Stundensatz, sowir Gesprächsnotizen ebenso wie neue Kontakte und deren Ansprechpartner direkt über dieses Tool erfassen.