Als leistungsfähiges Dokumentenmanagementsystem, das speziell an die Bedürfnisse von Notaren angepasst wurde, kann das notarXPERT Dokumentenmanagementsystem sämtliche Dateien – Microsoft Word®-Dokumente, digitale Fotos (z.B. Ausweisdaten), Emails, PDF-Dokumente, Excel®-Tabellen, Audiodateien (z. B. Telefongespräche, Konferenzen, Diktate) oder andere – direkt im Akt speichern. Das lästige Suchen nach Dokumenten gehört somit der Vergangenheit an!
Durch das Spiegeln von Windows®-Ordnern und dem Abspeichern von Dokumenten mit „sprechenden“ Namen können Sie auch auf Akt-Dokumente zugreifen, ohne notarXPERT zu öffnen. Das Dokumentenarchiv eines Aktes ist dadurch auch problemlos außerhalb von notarXPERT aufrufbar. Dokumente können von dort anhand „sprechender“ Dateinamen gesucht, erkannt und leicht geöffnet werden. Die Kanzlei kann in vielen Bereichen die Dokument- bzw. Ordnerstruktur speziell konfigurieren und gewährleistet damit eine einheitliche Struktur innerhalb des Unternehmens. Bei notarXPERT stehen Dokumente in der gleichen Struktur wie im Microsoft Explorer® zur Verfügung.
Pro Akt legt das Programm einen eigenen Dokumentenordner an, der fortan als Speicherort für sämtliche Dateien dieses Aktes dient. notarXPERT unterstützt intuitives „Drag and Drop“: Dokumente können mit der Maus leicht von einem in einen anderen Akt oder von außen in einen bestehenden Akt kopiert oder verschoben werden. Beim Abspeichern von Dokumenten besteht die Möglichkeit selbstdefinierte Namensvorgaben automatisch zu vergeben und Unterordner anzulegen, um Dokumente in einer gewohnten Ordner- und Dateistruktur darstellen zu können. Das Arbeiten mit Dokumentarten optimiert zusätzlich den Erstellungsprozess.
Das Windows-Kontextmenü wird von notarXPERT um zusätzliche Funktionen erweitert: Zum Beispiel mit dem Vergleich von Dokumenten, der Versendung per Mail an Aktpersonen oder einer Konvertierungsmöglichkeit in PDF Dateien (zusätzlich Workflowmodul und PDF-Schnittstelle notwendig). Aus jeder Leistung heraus lassen sich Word-Dokumente erstellen, wobei auch beliebig viele Vorlagen pro Leistung zugeordnet werden können. Standardmäßig wird eine umfangreiche Vorlagen-Mustersammlung angeboten. Diese lässt sich individuell erweitern, wobei bestehende Vorlagen editiert werden können. Dokumente können auch nachträglich mit Leistungen verbunden werden. Auch die Versionierung von Dokumenten wird unterstützt.
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